VAT i KSeF
Nowy Wykaz Podatników VAT (biała lista) od 15 października 2026 r.: co sprawdzić w firmie
Stan prawny na dzień 14.10.2026. Tekst ma charakter informacyjny; przepisy i ich wykładnia mogą się zmieniać.
Zmodernizowany Wykaz Podatników VAT, czyli biała lista, startuje 15 października 2026 r. pod nowym adresem: wykazpodatnikowvat.mf.gov.pl. Termin wdrożenia był przesuwany (w komunikatach Ministerstwa Finansów pojawiała się m.in. data 12 października). Dla firm i jednostek publicznych oznacza to kilka praktycznych spraw do sprawdzenia, zwłaszcza tam, gdzie weryfikacja kontrahentów jest częścią procedury płatności.
Co się zmienia
Zmienia się serwis, z którego korzystasz: jego adres i, według komunikatu MF dla użytkowników API, także adresy interfejsu (API w wersji 1.6.1). Dotychczasowe adresy wyszukiwarki i API mogą przestać działać lub przekierowywać, a nie wiadomo, na jak długo. Sama modernizacja portalu nie zmienia przepisów o wykazie i o skutkach płatności na rachunek spoza wykazu. Te przepisy to odrębna kwestia (więcej niżej).
Pięć rzeczy do sprawdzenia
- Adres w procedurach i zakładkach. Zaktualizuj instrukcje, listy kontrolne, linki w intranecie i zakładki w przeglądarce. Stary adres może prowadzić donikąd.
- Integracja w systemie finansowo-księgowym. Jeżeli system, ERP lub bankowość automatycznie sprawdza kontrahentów przez API, zapytaj dostawcę, czy korzysta z nowych adresów i wersji interfejsu. Po 15 października sprawdź na kilku fakturach, czy weryfikacja działa.
- Dowód weryfikacji. Zachowuj potwierdzenie sprawdzenia kontrahenta z datą i godziną. To dokument, na który powołasz się w razie sporu.
- Procedura płatności na rachunek spoza wykazu. Przypomnij zespołowi, jakie są skutki takiej płatności przy transakcjach powyżej progu 15 000 zł: VAT, koszty w podatku dochodowym i odpowiedzialność solidarna. Ustal, kto zatwierdza wyjątki.
- Scenariusz „serwis niedostępny”. W dniu zmiany mogą pojawić się przerwy lub opóźnienia. Wpisz do procedury, co robi księgowa, gdy nie może sprawdzić kontrahenta przed przelewem.
A co z AI
Jedna uwaga praktyczna: nie pytaj chatbota, czy kontrahent jest na białej liście. Wykaz zmienia się codziennie, a model językowy nie ma gwarancji dostępu do bieżących danych. Może podać nieaktualny status albo wskazać stary adres serwisu. Status kontrahenta sprawdzasz w serwisie MF lub przez API, a nie w odpowiedzi modelu.
AI może pomóc w tym, co obok: ułożyć listę kontrolną, przygotować projekt procedury albo notatkę dla zespołu. Każdy taki wynik trzeba jednak sprawdzić w źródle, zgodnie z listą kontrolną weryfikacji odpowiedzi modelu. O tym, jakich danych nie wprowadzać do narzędzi AI, jest tabela „co wolno wkleić do czatu”.
Dla zakładów budżetowych i spółek komunalnych
Weryfikacja kontrahentów i płatności na rachunek spoza wykazu to temat, który omawiam na szkoleniach, m.in. w programie dla spółek komunalnych (moduł o odpowiedzialności solidarnej) i w programie dla zakładów budżetowych (m.in. sprawdzanie statusu kontrahenta na dzień wstecz od 1 stycznia 2027 r.).