Subskrypcja ChatGPT, Claude i modeli z Chin w firmie: VAT i podatek u źródła

Coraz więcej firm kupuje dostęp do modeli językowych: ChatGPT, Claude, Gemini, a także DeepSeek czy Qwen. Zakup trwa kilka minut, a księgowa dowiaduje się o nim z wyciągu bankowego. Rozliczenie ma dwa wątki: VAT (zwykle prostszy) i podatek u źródła (WHT), który bywa niedoceniany.

Krótko

• Subskrypcja narzędzia AI w modelu SaaS to co do zasady usługa świadczona drogą elektroniczną. Dla firmy będącej podatnikiem VAT miejscem jej świadczenia jest Polska (art. 28b ustawy o VAT).
• Dostawca nie nalicza polskiego VAT. Podatek rozlicza nabywca w mechanizmie odwrotnego obciążenia (import usług).
• Dostawca z Irlandii to import usług z UE, a dostawca z USA lub Chin to import usług spoza UE. Różnica dotyczy głównie rejestracji i sposobu raportowania, a nie zasady rozliczenia.
• Podatek u źródła nie jest w tym wypadku (SaaS) oczywistym „nie”. Stanowisko korzystne dla podatników jest dobrze uzasadnione, ale organy podatkowe mają czasem inne zdanie. Trzeba to ocenić przed zapłatą, a nie po kontroli.

VAT: import usług krok po kroku

Podatek należny naliczasz sam według stawki 23% i, jeśli przysługuje Ci pełne prawo do odliczenia, odliczasz go w tym samym okresie. Dla czynnego podatnika VAT, który wykorzystuje usługę do czynności opodatkowanych, jest to zwykle transakcja neutralna. Inaczej bywa przy częściowym odliczeniu lub przy sprzedaży zwolnionej, bo wtedy podatek należny staje się kosztem.

Konto firmowe, nie konsumenckie

To najczęstszy błąd. Jeśli ktoś kupił narzędzie na prywatnym koncie albo konto nie ma danych firmy, dostawca może potraktować go jak konsumenta. Na fakturze pojawia się wtedy podatek obcy, a czasem dopisek o rozliczeniu w ramach procedury unijnej. Przed zakupem skonfiguruj konto firmowe z poprawnymi danymi (w tym numerem NIP z prefiksem PL) i zapisz, kto je założył.

Moment powstania obowiązku podatkowego

W imporcie usług obowiązek podatkowy co do zasady powstaje z chwilą wykonania usługi, ale przy płatności z góry powstaje z chwilą jej otrzymania przez dostawcę (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT). To ważne przy modelu przedpłatowym („doładuj kredyty”), który jest typowy dla API i dla dostawców azjatyckich. Do przeliczenia waluty stosujesz średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku.

Podatek u źródła (WHT): dlaczego to nie jest takie proste

Pytanie brzmi, czy opłata za dostęp do narzędzia AI jest należnością z art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT (lub odpowiednio z art. 29 ustawy o PIT), czyli np. należnością licencyjną albo opłatą za użytkowanie urządzenia przemysłowego.

Argumenty za brakiem WHT. Użytkownik końcowy nie nabywa praw autorskich, nie może modyfikować, kopiować ani sublicencjonować programu. Płaci za możliwość korzystania z efektu jego działania. Komentarz do Modelowej Konwencji OECD traktuje takie płatności za dostęp do oprogramowania na własne potrzeby jako niebędące należnościami licencyjnymi. Za tą linią przemawia też część interpretacji organów.

Ryzyko. Organy podatkowe i sądy część usług „chmurowych” kwalifikują szerzej, jako opłaty za użytkowanie urządzenia przemysłowego (infrastruktury, przestrzeni dyskowej, mocy obliczeniowej). W praktyce znane są interpretacje, w których SaaS obejmujący przechowywanie danych lub generowanie raportów w środowisku dostawcy uznano za należność podlegającą WHT, także w 2026 r. (np. interpretacja Dyrektora KIS z 8 maja 2026 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.91.2026.2.PP). Dlatego nie można przyjąć, że organy jednolicie opowiadają się za podatnikami.

Co z tego wynika w praktyce:

• Opisz usługę. Co dokładnie kupujesz: dostęp do modelu przez przeglądarkę, API, przestrzeń na dane, dedykowane środowisko? Im bardziej „czysty” dostęp do funkcji, tym mocniejsza pozycja.
• Sprawdź, kto jest dostawcą i gdzie ma rezydencję. Wypłaty do USA lub Chin mogą korzystać z preferencji z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, ale warunkiem jest m.in. certyfikat rezydencji i należyta staranność płatnika.
• Sprawdź skalę. Przy należnościach wypłacanych jednemu podmiotowi powyżej 2 mln zł w roku podatkowym obowiązują dodatkowe reguły (tzw. pay and refund). Dla typowej firmy to nie dotyczy zwykłej subskrypcji, ale dotyczy większych wdrożeń.
• Zdecyduj świadomie i udokumentuj. Brak poboru podatku powinien wynikać z pisemnej oceny, a nie z założenia „przecież wszyscy tak robią”. Przy większych kwotach rozważ interpretację indywidualną.

Koszt podatkowy

Aby wydatek był kosztem uzyskania przychodów, musi mieć związek z przychodami lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). W praktyce opisz, do czego narzędzie służy: analiza dokumentów, obsługa klienta, marketing, automatyzacja procesów. Samo „bo korzystamy z AI” to za mało przy kontroli.

Poza podatkami: dane i dostawca z Chin

Przy dostawcach spoza UE, a zwłaszcza z Chin, podatek to tylko część pytań. Równie ważne jest to, czy do narzędzia trafiają dane osobowe lub tajemnice firmy i gdzie są przetwarzane. Zasady wprowadzania danych do narzędzi AI opisałem w artykule Czy księgowy może wkleić fakturę do ChatGPT?. Zakup narzędzia dopiero po tym sprawdzeniu oszczędza kłopotów podatkowych i prawnych jednocześnie.

Lista kontrolna przed zakupem

1. Konto firmowe z poprawnymi danymi i numerem NIP.
2. Ustalenie dostawcy (spółka, kraj) i rodzaju usługi: dostęp, API, przestrzeń, środowisko dedykowane.
3. VAT: import usług, rejestracja VAT UE przy dostawcy z UE, moment powstania obowiązku przy przedpłatach, kurs NBP.
4. WHT: pisemna ocena, certyfikat rezydencji, ewentualnie interpretacja.
5. Koszt: opis związku wydatku z przychodami.
6. Dane: decyzja, jakie informacje wolno wprowadzać do narzędzia.

Jeśli Twoja firma kupuje narzędzia AI od kilku dostawców i chcesz uporządkować ich rozliczenie, mogę przygotować pisemną opinię lub poprowadzić szkolenie dla księgowych, w którym ten temat omawiam w osobnym module.