Faktura poza KSeF: krótkie odpowiedzi „tak” i „nie” dla księgowości

Dostawca przesłał fakturę w PDF albo na papierze, choć mógł mieć obowiązek wystawić ją w KSeF. Poniżej siedem pytań z krótkimi odpowiedziami. Pełne omówienie z interpretacjami KIS znajdziesz w artykule Czy księgować fakturę, której dostawca nie wystawił w KSeF?.

1. Czy mogę zaksięgować taką fakturę?

Tak, jeśli dokument jest rzetelny i dokumentuje rzeczywistą transakcję. Nie odkładaj księgowania wyłącznie z powodu braku faktury w KSeF.

2. Czy mogę odliczyć z niej VAT?

Tak, jeśli spełniasz zwykłe warunki odliczenia z art. 86 ustawy o VAT. W art. 88 nie wymieniono samego wystawienia faktury poza KSeF jako przesłanki wyłączającej odliczenie, a sankcje dotyczą wystawcy faktury. KIS potwierdzał takie stanowisko w interpretacjach z 2026 r.

3. Czy wydatek będzie kosztem w CIT?

Tak, jeśli spełnia ogólne przesłanki z art. 15 ust. 1 i art. 16 ustawy o CIT i jest właściwie udokumentowany. Ustawa nie uzależnia kosztu od tego, czy faktura została wystawiona w KSeF. Podobne zasady stosuje się w PIT, z uwzględnieniem przepisów właściwych dla danego podatnika.

4. Czy muszę korygować JPK, gdy dostawca później doda fakturę w KSeF?

Nie wyłącznie po to, by uzupełnić numer KSeF. Fakturę otrzymaną poza KSeF ujmuje się z oznaczeniem BFK. Pilnuj tylko, żeby nie zaksięgować tej samej faktury drugi raz.

5. Czy muszę sprawdzać, dlaczego faktury nie ma w KSeF?

Nie jako warunek odliczenia, ale warto. Dostawca mógł nie mieć obowiązku (np. faktura dla konsumenta, przejściowy limit 10 000 zł do końca 2026 r.), mógł się pomylić albo świadomie omijać system. Powtarzające się przypadki od tego samego dostawcy warto wyjaśnić.

6. Czy mam prosić dostawcę o drugą fakturę w KSeF?

Nie automatycznie. Najpierw ustal, czy dokument dotyczy tej samej transakcji i czy dostawca zamierza udostępnić go w systemie. Prośba o kolejną fakturę bez ustalenia, jak potraktować pierwotną, może skończyć się dwoma dokumentami za tę samą transakcję.

7. Czy w 2027 r. coś się zmienia?

Tak. Od 1 stycznia 2027 r. przestaje działać limit 10 000 zł brutto miesięcznie, więc faktura poza KSeF w relacjach B2B będzie częściej wymagała wyjaśnienia. Kary z art. 106ni ustawy o VAT mają według obecnych przepisów działać od 1 stycznia 2027 r. Rada Ministrów przyjęła 20 października 2026 r. projekt odraczający je do 1 stycznia 2028 r., ale na dzień opracowania jest to jeszcze projekt. Obowiązek korzystania z KSeF ma pozostać bez zmian.

W skrócie: samo wystawienie faktury poza KSeF nie odbiera automatycznie prawa do odliczenia VAT ani kosztu. Liczy się rzetelność faktury i rzeczywista transakcja. Zachowaj dokumenty, które potwierdzają, co się wydarzyło.

Powiązane teksty: KSeF od 1 stycznia 2027: trzy rzeczy, które kończą okres przejściowy, Faktura w KSeF, PDF w BOK: czy to dwie faktury?.

Opis ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Interpretacje indywidualne wiążą wyłącznie wnioskodawcę. Każdy stan faktyczny wymaga indywidualnej analizy.