Polityka korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji w [nazwa organizacji]
Obowiązuje od [data] na podstawie [zarządzenia / uchwały zarządu nr …].
§ 1. Cel i zakres
- Polityka określa zasady korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji (AI), w tym modeli językowych, przez osoby wykonujące pracę lub usługi na rzecz organizacji.
- Obejmuje wszystkich pracowników, współpracowników i zleceniobiorców, niezależnie od formy zatrudnienia.
- Celem jest ochrona danych, tajemnic i interesów organizacji oraz klientów, a także zapewnienie odpowiedzialnego korzystania z AI.
§ 2. Narzędzia dozwolone i zabronione
- Do celów służbowych wolno korzystać wyłącznie z narzędzi AI wskazanych w wykazie, prowadzonym przez [osoba lub dział odpowiedzialny].
- Wprowadzenie nowego narzędzia wymaga zatwierdzenia przez [osoba lub dział], po ocenie warunków umowy z dostawcą, bezpieczeństwa i ochrony danych.
- Zabronione jest korzystanie do celów służbowych z prywatnych i bezpłatnych kont w narzędziach niezatwierdzonych w wykazie.
§ 3. Dane, których nie wolno wprowadzać
- Do narzędzi AI nie wolno wprowadzać: [danych osobowych klientów i pracowników, w tym numerów PESEL i danych płacowych; informacji objętych tajemnicą zawodową lub tajemnicą przedsiębiorstwa; kodu źródłowego; haseł i kluczy dostępu; innych kategorii wskazanych w załączniku nr 1], chyba że narzędzie zostało zatwierdzone do przetwarzania danej kategorii danych.
- Dane można wprowadzać po ich zanonimizowaniu w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby lub podmiotu.
§ 4. Weryfikacja wyników
- Wynik pracy narzędzia AI jest wstępnym materiałem roboczym. Przed wykorzystaniem w dokumencie lub decyzji wymaga sprawdzenia przez osobę odpowiedzialną merytorycznie (zasada „człowiek zatwierdza”).
- Przepisy, orzeczenia, interpretacje, kwoty i terminy wskazane przez narzędzie należy sprawdzić w źródłach pierwotnych.
- Dokument wychodzący na zewnątrz zatwierdza [stanowisko]. Osoba zatwierdzająca odpowiada za jego treść niezależnie od użycia AI.
§ 5. Przejrzystość wobec klientów i kontrahentów
Informowanie klientów o wykorzystaniu AI przy obsłudze ich spraw odbywa się według zasad: [opis, np. klauzula w umowie, informacja w ofercie]. Obowiązki informacyjne wynikające z przepisów, w tym z art. 50 AI Act, stosuje się niezależnie od tej polityki.
§ 6. Incydenty
- Wprowadzenie danych do nieautoryzowanego narzędzia lub podejrzenie wycieku danych należy niezwłocznie zgłosić do [osoba / adres e-mail].
- Zgłoszenie nie powinno zawierać kopii wprowadzonych danych. Dalsze kroki, w tym ocena obowiązku zgłoszenia naruszenia ochrony danych, podejmuje [inspektor ochrony danych / osoba odpowiedzialna].
§ 7. Kompetencje i szkolenia
Organizacja zapewnia osobom korzystającym z narzędzi AI szkolenie z zasad niniejszej polityki oraz z podstaw ryzyk związanych z AI: przy rozpoczęciu pracy i co [okres].
§ 8. Odpowiedzialność i przegląd
- Naruszenie polityki może skutkować konsekwencjami przewidzianymi w przepisach prawa pracy i w umowach.
- Politykę przegląda się co najmniej raz w roku oraz po istotnej zmianie przepisów lub wykorzystywanych narzędzi.
Wzór ma charakter ogólny i wymaga dostosowania do organizacji, jej umów i przepisów, które ją dotyczą. Nie stanowi porady prawnej.