Klauzule dotyczące rozliczeń VAT, faktur w KSeF i płatności
do umowy nr [numer] z dnia [data] zawartej pomiędzy [nazwa zakładu budżetowego], działającym w strukturze [Gminy / Miasta ...] (dalej „Zamawiający”), a [nazwa wykonawcy] (dalej „Wykonawca”)
§ 1. Zasady ogólne
- Strony ustalają zasady wystawiania faktur, rozliczeń VAT i płatności określone w niniejszych postanowieniach. W razie rozbieżności z innymi postanowieniami umowy w tych sprawach pierwszeństwo mają niniejsze postanowienia.
- Pozostałe postanowienia umowy pozostają bez zmian.
§ 2. Dane do faktury i Krajowy System e-Faktur
- Wykonawca wystawia faktury wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
- Nabywcą na fakturze jest [nazwa jednostki samorządu terytorialnego], NIP [NIP].
- Jako Podmiot trzeci (Podmiot3) w roli „[JST – odbiorca / inna rola wskazana przez urząd]” Wykonawca wskazuje [nazwa zakładu budżetowego] wraz z identyfikatorem wewnętrznym [identyfikator wewnętrzny, o ile gmina stosuje taki model].
- Faktura niezawierająca danych, o których mowa w ust. 2 i 3, jest wystawiona nieprawidłowo. Zamawiający poinformuje o tym Wykonawcę niezwłocznie po stwierdzeniu, a Wykonawca wystawi fakturę korygującą lub inny dokument zgodnie z przepisami.
- Za dzień doręczenia faktury uznaje się dzień jej udostępnienia w KSeF, a numer KSeF faktury Wykonawca podaje w korespondencji i dokumentach dotyczących płatności.
§ 3. Moment wystawienia faktury
Wykonawca wystawia fakturę po [odbiorze przedmiotu umowy / podpisaniu protokołu odbioru / zakończeniu okresu rozliczeniowego], nie wcześniej niż po otrzymaniu od Zamawiającego potwierdzenia odbioru, o ile przepisy o VAT nie wymagają wystawienia faktury w innym terminie.
§ 4. Status podatnika VAT i rachunek bankowy
- Wykonawca oświadcza, że jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT i zobowiązuje się powiadomić Zamawiającego niezwłocznie, nie później niż w terminie [liczba] dni, o każdej zmianie tego statusu, w tym o wykreśleniu z rejestru podatników VAT.
- Wykonawca wskazuje rachunek bankowy do płatności: [numer rachunku]. Rachunek ten jest ujawniony w wykazie podatników VAT (białej liście).
- Zmiana rachunku wymaga pisemnego powiadomienia Zamawiającego. Do czasu ujawnienia nowego rachunku w wykazie podatników VAT Zamawiający może dokonać płatności na dotychczasowy rachunek z wykazu albo wstrzymać płatność, a wstrzymanie z tego powodu nie stanowi opóźnienia Zamawiającego.
§ 5. Mechanizm podzielonej płatności (MPP)
- Jeżeli przedmiotem faktury są towary lub usługi, za które zapłata w mechanizmie podzielonej płatności jest obowiązkowa albo które Zamawiający wskaże w [wewnętrznej procedurze / zarządzeniu], płatność następuje w MPP.
- Wykonawca podaje na fakturze wymagane oznaczenia, w tym adnotację „mechanizm podzielonej płatności”, a rachunek Wykonawcy musi umożliwiać przyjęcie takiej płatności.
- Płatność w MPP nie stanowi naruszenia umowy ani podstawy do naliczenia odsetek.
§ 6. Termin zapłaty
Zapłata następuje w terminie [liczba] dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury w KSeF. Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. Na przelewie Zamawiający podaje numer KSeF faktury.
§ 7. Weryfikacja i współpraca w zakresie VAT
- Wykonawca zobowiązuje się rozliczać VAT z faktur wystawionych na podstawie umowy zgodnie z przepisami i na żądanie Zamawiającego udzielić w terminie [liczba] dni informacji niezbędnych do weryfikacji rozliczeń związanych z umową.
- [Do uzgodnienia indywidualnie: skutki naruszenia obowiązków z § 4 i § 5, w tym ewentualne prawo zatrzymania zapłaty albo kara umowna. Postanowienia te należy dopasować do rodzaju umowy i do warunków zamówienia.]
§ 8. Postanowienia końcowe
Niniejsze postanowienia wchodzą w życie z dniem [data]. Sporządzono w [liczba] jednobrzmiących egzemplarzach.
Za Zamawiającego: [podpis] Za Wykonawcę: [podpis]
Wzór ma charakter ogólny i wymaga dostosowania do jednostki, jej umów i przepisów, które ją dotyczą. Nie stanowi porady prawnej.