Shadow AI w biurze rachunkowym: co zrobić, gdy pracownicy i tak używają ChatGPT

W większości biur rachunkowych ktoś już wkleił fakturę, wyciąg albo fragment umowy do ChatGPT, Claude albo innego narzędzia AI. Zwykle z dobrej woli: szybciej, łatwiej, lepiej. Problem w tym, że właściciel biura często o tym nie wie.

Shadow AI to korzystanie z narzędzi AI w pracy bez wiedzy i zasad ustalonych przez pracodawcę, najczęściej na prywatnych kontach pracowników. Samo korzystanie z AI nie jest problemem. Problemem jest brak wiedzy, jakie narzędzia są używane, jakie dane do nich trafiają i kto za to odpowiada.

Dlaczego to dotyczy biur rachunkowych szczególnie

Biuro rachunkowe pracuje na danych, których nie wolno traktować jak własnych: dane osobowe pracowników i kontrahentów klienta, wynagrodzenia, numery rachunków, ceny i marże, czasem informacje o sporach i kontrolach. Do tego dochodzą zobowiązania wobec klienta, wynikające z umowy i z przepisów o ochronie danych, a w przypadku doradców podatkowych także tajemnica zawodowa (art. 37 ustawy o doradztwie podatkowym).

Gdy pracownik wkleja takie dane do narzędzia na prywatnym koncie, biuro zwykle nie ma:

• umowy z dostawcą narzędzia dostosowanej do danych klientów,
• wiedzy, czy dane są przechowywane i do czego mogą być wykorzystywane,
• możliwości sprawdzenia, co i kiedy zostało wysłane,
• podstawy, by wykazać klientowi lub organowi, że dane były chronione.

Warunki korzystania różnią się między dostawcami i planami (inne zasady mają wersje bezpłatne, inne biznesowe), dlatego nie da się odpowiedzieć jednym zdaniem „wolno" albo „nie wolno". Trzeba sprawdzić konkretne narzędzie i konkretny plan.

Zakaz zwykle nie działa

Pierwszy odruch to napisać maila: „od dziś zakaz używania AI". Rzadko to pomaga. Ludzie nadal korzystają, tylko już się do tego nie przyznają, bo AI faktycznie przyspiesza pracę. Zakaz bez bezpiecznej alternatywy przenosi problem głębiej do cienia.

Lepsze podejście: założyć, że AI jest już w biurze, i dać zespołowi jasne, proste reguły.

Pięć kroków na początek

1. Zapytaj, co jest używane. Krótka anonimowa ankieta albo rozmowa: jakie narzędzia, do jakich zadań, z jakimi danymi. Zacznij od pytania bez oceniania, bo inaczej nikt nie powie prawdy.
2. Sporządź wykaz narzędzi. Nazwa, plan (bezpłatny czy biznesowy), kto używa, do czego i jakie dane tam trafiają. To podstawa wszystkich dalszych decyzji. Wzór wykazu narzędzi AI znajdziesz w materiałach po wykładzie.
3. Podziel dane na grupy. Inaczej traktujesz ogólne pytanie o przepis, inaczej zanonimizowaną sytuację, a inaczej dane identyfikujące klienta. Prosta tabela pokazuje zespołowi, co wolno, kiedy ostrożnie, a czego nie: Co wolno wkleić do czatu.
4. Ustal krótką politykę. Jedna–dwie strony: dozwolone narzędzia, zakazane dane, obowiązek sprawdzania wyników, osoba do pytań. Wzór polityki AI pomoże zacząć, ale trzeba go dostosować do biura.
5. Przeszkól zespół i sprawdzaj wyniki. AI potrafi pewnie podać nieprawdziwy przepis albo błędną kwotę. Zasady kontroli opisuje lista Weryfikacja odpowiedzi modelu.

A co z klientem?

Jeśli biuro korzysta z AI przy obsłudze klientów, warto to uwzględnić w umowie albo w informacji dla klienta: do czego, na jakich zasadach i czy dane klienta w ogóle trafiają do narzędzia. Szczegółowe warunki zależą od tego, jakie dane przetwarzasz i na jakiej podstawie, więc dobrze je ustalić przed wdrożeniem, a nie po incydencie.

Od 28 października 2026 r. działa w Polsce także nadzór nad systemami AI. Kto używa AI, powinien umieć pokazać, że robi to w sposób uporządkowany. Pisałem o tym w artykule Nadzór nad AI rusza: skargi, kontrole i kary.

Podsumowanie: shadow AI nie wymaga paniki ani zakazu. Wymaga trzech rzeczy: wiedzy, co jest używane, prostych reguł dotyczących danych i szkolenia zespołu. Pierwszy krok można zrobić jeszcze dziś: zapytać zespół.

Powiązane teksty: Czy księgowy może wkleić fakturę do ChatGPT?, Kto w spółce odpowiada za decyzję podjętą z użyciem AI?.

Uporządkowanie zasad AI w biurze rachunkowym lub dziale księgowości to jeden z obszarów, w którym pracuję: zobacz ofertę i program szkolenia.

Opis ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Warunki korzystania z narzędzi AI zmieniają się, a ocena wymaga analizy konkretnego narzędzia, planu i rodzaju danych.