Program zgodności z AI Act: od wykazu narzędzi do gotowości na kontrolę

Dla kogo

Dla organizacji, w których AI już jest, ale nikt nad nią nie panuje

Program jest przeznaczony dla firm i instytucji, w których pracownicy korzystają z narzędzi AI (także wbudowanych w inne programy), a zarząd chce mieć pewność, że zasady są spisane, znane i możliwe do udowodnienia. Ma sens w biurze rachunkowym, w spółce, w szkole lub urzędzie. Dla spółek komunalnych i samorządowych zakładów budżetowych uwzględniam ich specyfikę.

Przebieg

Sześć etapów

1. 1. WykazJakie narzędzia AI są używane, przez kogo, w jakich procesach i na jakich danych. Także te, których nikt nie zgłosił.
2. 2. KlasyfikacjaCzy to system AI w rozumieniu AI Act, jaka jest rola organizacji, czy występują zakazane praktyki lub wysokie ryzyko, jakie obowiązki przejrzystości.
3. 3. ZasadyPolityka korzystania z AI, zasady zatwierdzania nowych narzędzi, kategorie danych, których nie wolno wprowadzać, zasada „człowiek zatwierdza”.
4. 4. UmowyPrzegląd umów z dostawcami AI i klauzul wobec pracowników oraz klientów: odpowiedzialność, dane, oznaczanie, współpraca przy kontroli.
5. 5. Ludzie i procedurySzkolenie zespołu, wyznaczenie osoby odpowiedzialnej, procedura reagowania na skargę lub zawiadomienie o kontroli.
6. 6. PrzeglądOkresowa aktualizacja wykazu, polityki i dokumentacji, bo narzędzia i przepisy zmieniają się szybciej niż procedury.

Efekt

Dokumenty, które można pokazać

• wykaz narzędzi AI z opisem celu i rodzaju danych,
• ocena i klasyfikacja zastosowań AI,
• polityka korzystania z AI i regulamin dla pracowników,
• wzory klauzul do umów z pracownikami, klientami i dostawcami,
• procedura reagowania na skargę, kontrolę i incydent,
• dokumentacja szkolenia i działań w zakresie kompetencji pracowników,
• raport z rekomendacjami dla zarządu lub rady nadzorczej.

Wzory dostępne bezpłatnie na tej stronie (wykaz narzędzi, polityka AI) mają charakter ogólny. W programie są dopasowane do struktury organizacji i wyników przeprowadzonego przeglądu.

Podmioty publiczne

Spółki komunalne, zakłady budżetowe, jednostki samorządu

AI Act pozostawia państwom członkowskim decyzję, czy i w jakim zakresie karać organy i podmioty publiczne (art. 99 ust. 8). Dlatego dla takich organizacji program zaczyna się od ustalenia, jak ustawa traktuje konkretny typ podmiotu. Dopiero na tej podstawie dobieram zakres działań. Dla zarządów i rad nadzorczych dostępne jest też szkolenie.

Co dalej

Po wdrożeniu: przegląd i stały nadzór

Wdrożenie nie kończy tematu. Narzędzia się zmieniają, a przepisy są doprecyzowywane. Po wdrożeniu proponuję okresowy przegląd albo włączenie AI do stałego nadzoru prawnego i podatkowego.